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协同OA软件的应用和技术发展背景

在纷乱与喧嚣中,协同管理软件市场走过了2007。在对协同管理软件进行年终盘点的时候,市场和客户似乎还是没有搞明白什么是协同,协同给他们带来或将带来什么变化。

自从“协同”一词在中国IT行业出现之后,厂商和学者不断对其概念给出各种定义。到底什么才是协同?这一看似简单的问题争论至今,并且远远还没有达成共识。IT行业对“协同”这一概念的炒作历经数年,至今还没有减弱的迹象——不断有厂商宣称自己的产品是协同的,甚至在原有产品名称之前加上“协同”二字,就为产品打上了协同的标签。2007年绝大部分OA厂商都摇身一变,成为协同管理软件提供商,协同的门槛就这么容易进入?

我们发现,协同管理软件市场的主导者主要是IT人士,他们不断推出新的技术概念来解释协同,而这些概念是纯技术的,这就导致这些IT厂商在自说自话,市场上却没有多少人为协同买单。

基于此,协同管理软件产品设计、研发之前应当对人进行全面深入的研究,让每一个在运用该产品的人感觉到产品的优越性,进而扩展到企业应用层面。我们知道,Web?2.0的出现对传统的OA产生了很大的影响,当时我判断它不仅限于个人应用,将来也一定会进入企业应用,于是,我们将Web2.0的一些技术理念和应用纳入到PHPOA软件的产品当中,比如知识管理,工作日志,Blog,Wiki协同创作,RSS的定制,SOA的桌面集成等等,不过,我们将其过于社会化的特征进行了企业化。因为Web2.0要求的是一个相对松散的社会化的企业环境,而目前的企业都要求严格的组织化和结构化。

作为协同管理软件产品,要扩大应用范围还需要强大的集成功能。企业应用大体上分为管理层面和业务操作层面的应用,优秀的协同管理软件应当涵盖主要的管理功能,在实施上只需要考虑与主流厂商的操作层面的系统如ERP、CRM、EAM以及HR等整合问题。虽然不同企业应用的层次相差较大,但是企业应用与OA的分界还是比较明显的,大体上可以分为与经营生产有关的应用(如EAM,billing,财务,ERP,PLM,SCM等),与管理相关的内容的分界,我们所理解的应用更多是管理和控制职能方面的。

这样做并不意味着协同业务系统会包含ERP等功能,事实上这也是不现实的和不专业的。协同业务系统与ERP系统的关系,可以理解为前端(协同业务)和后端(ERP)的关系,需要根据企业具体要求做流程的整合,对业务的理解和协同平台本身的集成能力决定项目实施的效果。

协同还能解决什么问题?泛概念上讲,因为世界正变得平坦,就需要有一种跨时空的社区化的机制设计,以协调各参与方共同完成某项任务,或者分别承担过程中的一个环节。具体到管理软件公司,对协同的理解就更加局限化,无论厂商认为协同是解决办公问题,还是解决管理问题,实际上我们认为,协同首先要解决的还是要归结到以上所提到的企业应用问题,协同是一种工作方式,这种工作方式是水平的和对等的;其次,因为企业存在着层级,他们也需要互动交流,需要报告工作结果,需要接受计划和指令,这些方面都需要协同,这种垂直关系还有别于“泛协同”的概念,这种立体化、纵横交互的协同模式,使得企业可以精确地协调运作。企业要达到这种状态,只有协同应用平台还不够,还要结合应用的行业业务,通过实施和服务做出符合企业运营流程的协同业务系统,如果不结合业务,那最后只能还是OA系统最简化的通用业务。

业务层抽象:系统的所有数据都存储在数据层,这些数据不是直接使用的,而是分别通过基于企业流程和知识的规则引擎,动态生成企业的管理流程库和知识库,这部分是与行业和具体业务相关的。企业流程库中存储企业运营所需的所有业务管理流程,系统初始只包含基本流程数据,随着系统使用不断添加和优化。知识库大致相当传统的文档管理系统,包括企业运营知识和针对具体业务开展的最佳实践经验积累,协同环境下的KM要求是更加个性化和有针对性的,避免掉进信息红海中,对所需具体知识有精确的定位。这两个部分作为企业的重要资源,在每个业务处理中,通过访问的控制和匹配自动获得。协同平台的后端系统,如ERP、CRM、财务等流程的接口数据描述,存放在外部接口流程库中,做与后端系统集成之用,后端业务系统流程本身并不包括在协同平台中。

业界过去普遍认为协同的核心是工作流系统。的确,在基于个人和日常办公模式下,工作流是非常重要的工具,这种固化的工作流使得日常办公变得更加有序和规范化。但是,扩展到我们这里所描述的协同模型中,只有工作流是不够的。因为它只能解决单个业务问题,而在协同环境下,面向任务的协同涉及到的不止是一个流程,这个层面的工作流(管理工作流的工作流)实际上是一个调度的概念。另外一个更重要的引擎就是所谓的任务引擎,它同样也需要调度管理,因为企业的运营需要不止一个任务,这两个引擎是根据企业运营的机制设计工作的,它们的结合应用维持企业高效的运转。

引擎之上就是协同的工具层,由若干工具组件构成,而且这些组件可以不断添加。初期的协同系统中,包括E-mail、IM以及文件传输等基本沟通工具,在任务引擎的支持下,实现了任务相关性。表单和工作流的做法上,国内外的厂商走了完全不同的道路,国内OA厂商面对的用户以初级的,简单办公流程为主,因此在表单和流程的设计上,大多采用直接基于数据库表的方式,用户无需任何技术就可以自行操作;国外厂商主要以工作流厂商为主,提供标准化的工作流引擎,图形化拖拉方式的设计器,可以实现任意复杂的业务流程设计,而图形化的表单设计器可以设计任何复杂的表单,尤其是表单数据的流程化处理,但通常用户需要专业操作人员帮助才能设计新的流程。不过,PHPOA软件这样的大型协同软件厂商可以提供满足不同应用需要的高低端工具,按照具体的解决方案实现配置。

另外一个重要的概念就是所谓的虚拟工作空间技术,相当于团队工作组件,具有协同环境下的团队工作特征。一个虚拟工作空间与一个或多个任务相关,该空间下的所有流程、工具、知识和资源都是与该任务相关的,对该空间的访问可以在任何时间和位于任何地点。

管理工具是构成协同企业的关键,主要采用基于BI的分析工具和基于Web2.0技术的报告系统。安全管理是针对整个系统的安全机制,包括访问权限、CA认证、SSO、传输和存储加密等。特别值得一提的是Web2.0技术在协同管理软件的应用,例如RSS、WiKi、Blog以及SNS等,实现了在线协同和用户间共享,这些应用配合AJAX和XML的技术支持,可以构建出全新的客户使用体验。

客户端和桌面集成技术在协同环境下也得到长足的发展,过去那种呆板的、固定的客户端展现方式,被动态的、可按需集成的展现模式所替代。比如,业界巨头IBM推出ND8、微软大力推行S+S策略,这些国际化的知名企业已经开始着手解决前端整合问题。我们认为ND8的推出是IBM由后端企业应用向平民化方向的发展,也是利用LOTUS与这领域的老大微软在桌面市场的直接交手。从桌面客户端看,ND8转换到Eclipse环境这一招还是非常厉害的,使得ND8直接成为一个基于开放标准的客户端桌面平台,实质上是IBM将一直推崇的SOA推向前端,这是一个重要的进展,这主要是源于Lotus多年的用户使用体验和技术的积累。PHPOA协同管理软件平台的独到之处还在于将多种客户端体验,包括Web、Portal、富客户端和WAP移动终端集成到桌面,实现了强大的本地和脱机处理能力,充分体现协同应用的工作特点。

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