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中小型企业究竟需要怎么的协同OA软件

通过关键词“协同软件”或者“协同平台”,百度可以搜索到三百万条左右的记录,360可以搜索到近2百万条记录;越来越多的软件企业在介绍自己的产品时都会谈到“协同软件”或者“协同管理平台”。面对如此纷繁杂乱的协同软件市场,企业老总和IT部门负责人也迷茫于需要怎样的协同、选择怎样的协同软件产品。

虽然协同软件作为一类专业的企业信息化软件,其发展不过五、六年,但是在IT厂商的努力下,协同相关的概念和术语已是诸见报端,如协同软件、协同管理、协同平台、协同办公……中国的协同软件市场更是突飞猛进,2006年的协同软件市场份额已超过13亿元人民币,协同软件厂商更是不下500家,形成一种战国纷争的局面。

20世纪80年代末至90年代中期,在国家政策的指引下,无数的政府和事业单位大力推行“无纸化办公”,大大促进了OA软件行业的发展,诞生了非常多的OA软件厂商。由于政府和事业单位对OA软件的需求都比较统一,造成了大部分IT厂商的OA软件具有非常强的同质化特征,甚至有一些IT厂商把网上公开的OA系统源代码拿过来简单“包装”一下,就作为自己公司的OA产品卖给客户。

到了21世纪,越来越多的企业开始关注OA软件,加上国家不断推广电子政务,原有的OA软件已经不能满足客户更加灵活的新需求。一些在工作流方面做得比较出色的OA软件厂商,比如PHPOA、泛微、用友,开始推出基于“工作流+表单”的协同软件,得到了企事业单位的青睐,慢慢地,所有的OA软件厂商都给自家的OA软件穿上了“协同”的外衣,成为协同软件厂商,但是换汤不换药,以较低廉的价格,在协同软件市场占有一席之地。不过,用户已经被搞得眼花缭乱,分不清哪个是真正的协同软件。从笔者多年的IT咨询经验来看,越来越多的企业要求协同软件能够解决其企业管理中的实际问题,这就要求协同软件厂商不再是制造办公自动化的工具,而是开发出具有协同功能的管理软件。早在2000年,美国Gartner公司就指出下一代管理软件的核心是协同Collaboration。

笔者总结了所服务过的企业对协同软件的需求,主要体现在以下三个方面:

1、能够解决企业管理中的问题。
 现在很多企业都购买实施了业务管理软件,比如财务管理软件、人力资源管理软件、客户关系管理软件、ERP软件等等,帮助企业管理者解决了许多业务管理中的问题,大大提高了业务管理的效率和效果。然而,很多管理者却苦恼于没有合适的软件帮助他们及时发现并解决企业基础管理中出现的各种问题。

正因为如此,很多协同软件厂商都开始推出协同管理软件。通过对市场上协同管理软件的比较分析,笔者把它们分为两类,一类是先有软件产品,IT厂商为了市场宣传的需要,再给软件戴上一顶“管理理念”的帽子,以至于很多产品的功能与其宣传的管理理念相差很大,而且这类产品属于功能堆积型软件,不能提供一套企业基础管理问题的整体解决方案;另一类是先有管理思想,后有融合管理思想的软件产品,这类产品在先进管理思想的指导下,帮助企业管理人员及时发现基础管理中的问题,规避基础管理中可能存在的风险。在协同业,PHPOA软件公司以管理学家为首,由许多经验丰富的企业老总、专家或教授组成的精确管理研究院,主要研究企业信息化管理中可能存在的问题,给出整体解决方案,用于指导研发中心开发协同管理软件产品。

2、能够整合企业已有的各种业务系统。
 目前,很多企业都先后实施了各式各样的业务系统,帮助企业解决业务管理中出现的各种问题,提高了企业的盈利能力。然而,各个业务系统的信息和数据都局限于各自系统内部,越来越多的企业希望协同管理软件能够把所有业务系统集中在一起,同时也实现各个业务系统之间的业务数据交换,这就要求协同管理软件具有平台的特性。2006年,笔者在做客赛迪网时,曾经说过平台化是协同管理软件发展的一个趋势。企业管理者通过这个平台就能了解到企业的所有信息,包括各种业务信息和财务数据;同时,各个业务系统也可以通过该平台实现信息共享和交换,比如使用客户关系系统的销售人员能快速了解到企业生产管理系统的产品库存等相关信息,及时制定自己的销售计划;生产车间也能及时了解到公司的销售情况,合理安排生产计划。

3、能够根据企业的实际需要,灵活定制新的功能。
 企业在购买软件产品时,越来越重视产品的可扩展性,希望系统能够提供灵活的业务定制功能,以适应企业发展的需要。虽然很多协同管理软件都提供了简单的表单定制功能,能够满足企业的一些简单定制需求,但是当企业需要增加一些复杂的功能时,就需要通过协同软件厂商二次开发实现,既会增加企业的IT投入成本,而且软件厂商二次开发的周期相对比较长。相比较而言,PHPOA软件的协同管理平台在产品功能扩展方面很好,该产品既有简单业务的快速定制功能,还提供一个二次开发工具,只要用户懂计算机编程知识,就可以在短时间内定制更为复杂的业务功能。

相信在不久的将来,每个企业都能轻松挑选合适的协同管理软件,帮助企业更灵活、更精确地快速反应,在竞争激烈的市场大环境中创造出更好的成绩!

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