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如何利用OA系统,以信息化手段科学地管控企业费用

随着经济的发展,中小企业所面临的竞争比以往更加激烈,产品价格不断降低,企业的利润也随之不断缩水。企业要想提高利润,获得更好的发展,就必须“开源节流”,开源是根本,节流是必须。然而在激烈的竞争环境下,想要开源绝非一朝一夕之功,而与此同时,企业的费用仍然在大把大把的往外花,我们见过每天都不赚钱的企业,但没有见过每天不花钱的企业。

当前的趋势就是,70%的企业成本在上升,并且在未来一到两年,会有更多的企业加入到成本上升的行列。很显然,企业已经意识到成本管理在企业运营管理中的重要性,并且随着企业不断发展成熟,管理越来越规范,越来越完善,已经有很多企业开始通过费用预算的方式在对企业的费用进行管理,期望能够藉此有效的降低企业费用。

然而,企业在对费用预算的管理实践中,却面临着诸多挑战。

预算失衡,资金流向不明,管理者不了解钱究竟花在何处;各地广告投放和市场推广活动不尽相同,推广组合形式复杂且变化多样,变动费用难以监管;固定办公费用中存在大量浪费,如何杜绝浪费成为困扰管理人员的难题。

手工管理的操作方式效率低下,费用报销的审批周期冗长,存在大量重复劳动。员工报销需多个部门审批以及主管签字核准,一旦相关人员出差在外,流程常常被迫中断;纸质单据审批完成后,财务还需要将单据逐一输入财务系统,整个报销过程充斥大量重复劳动;遇突发状况需要紧急追加预算,手工操作不能及时响应。
很多企业对财务管控不正规,对要发生的费用不清楚,业务部门要钱,老板拍脑门决定;主管进行费用审批时,由于无法及时得到有效的数据支持而无从判断费用开支的合理性;资金流向不明,管理者很难清楚了解钱究竟花在何处;当费用发生了,员工来要钱报销的时候,财务人员发现这些费用与企业财务制度并不相符,从财务岗位职责来说并不应该给员工报销,但费用已经发生,于是有些时候面对这些违反制度的费用支出只能睁一只眼闭一只眼,财务在整个费用管理的过程中只是做了出纳的工作,但出问题后,财务却要担大部分责任。从而财务部总是处在上下为难的困境中,上级认为财务部没管好,业务部门认为财务部管不好,公司内部的争执在所难免。

如何才能够切实有效地控制企业的费用支出?为什么公司每个月各部门的费用开支依然很多?公司员工的每笔报销费用是否合理,每分钱是否都用到了实处?信息化的手段是一个必经之路。有的企业已经认识到这个问题,并开始尝试着通过信息化的手段,来对费用预算进行管理。

而在软件的选择上,当前市面上有两个概念的产品,一种是全面预算管理软件,一种是以PHPOA费用管理系统为代表的专门针对费用预算管理而研发的管理系统。

全面预算管理软件主要服务于大型集团企业,中小企业在全面预算管理信息化方面面临的种种困境,让中小企业不得不将全面预算管理软件视为“鸡肋”。对于规模较小,业务类型比较单一的中小型企业来说,在管理理念方面与大型集团企业相比,往往存在较大的差距。所以,中小企业客户希望软件供应商首先能够协助其在管理理念上取得提高,为自己日后发展壮大打下坚实的基础。调查中不少中小企业强烈渴望能够得到以企业战略为基础的预算管理实施咨询,全面预算只有站在企业发展战略的角度才能适应企业不断发展的实际需要;为企业提供能够面向市场的预算编制,使其预算方案能够经得起市场的考验;根据企业所属的具体行业提供真正适合企业的预算管理方法。

解决之道

为了对费用预算进行有效管理、保证费用预算的良好执行,必须有一套行之有效的、适合中小企业实际情况的、方便易用的费用预算管理系统作为支撑。

通过合理的编制预算,并由系统实现对预算执行的实时控制,从而规范企业的日常开支,并将费用的管理方式由事后控制向事前的合理性审核转移。灵活的工作流配置,可以支持多级审批、交叉审批,预算内审批、超预算审批、无预算审批等多种审批流程,既能帮助企业根据战略部署,严格规范各项费用的审核流程,又能满足企业复杂的审核要求,同时也明确了各个环节的费用控制责任。

员工可以在线填写费用申请和报销的单据,并提交审批,系统按照预先设置好的流程和标准实现在线自动流转;在PHPOA系统中,领导可以在线快速对单据进行审批,并最终到达财务;财务人员可以直接支付给员工现金,也可以根据单据中提交的银行信息,迅捷的将款项转账至员工的银行卡中,这样,即使员工不在公司,也能快速收到款项,从而消除了管理的时间和空间限制。

同时,系统可以在业务申报、审批以及支付等不同阶段及时提供预算数据、控制标准以和实际数据的对比差异,并支持在线查询相关表单和数据,实现费用、资金支出的事前事中控制,从源头避免费用超支,有效监控费用支出,提高报销效率。

通过费用预算管理系统的使用,能够有效提高费用管理工作的效率。报销时,员工不再需要拿着单据在各审批人、财务部门之间来回折返,系统会自动将单据流转至下一个审批人,并通过系统信息、短息等多种方式提醒审批人及时进行办理,直至财务部门通知员工领款,或按照预先设定的银行信息,直接将报销款转账至员工的银行卡中。这样,既能减少报销员工无谓的时间消耗,而且即使审批者出差在外,只要可以上网,也能及时处理待审批单据,而不会影响报销流程的运转,从而让整个报销工作的效率明显提升。

同时,系统能够准确翔实的记录费用的整个管理过程中的数据,并且通过一定的权限控制,以达到让不同的人看不同的数据的目的,各得其所。普通员工可以查看自己填写的单据当前的流程处理情况,并适时提醒办理人及时进行处理,也可以查看自己之前所有的费用报销纪录详情;部门在PHPOA系统中,领导通过系统能够查询到自己需要办理的单据,并按照优先级别进行办理,同时可以查看自己权限范围之内的部门、项目的所有的费用发生记录,及预算执行情况,能够准确的费用的花费是否达到了预期的效果;公司高层可查看公司费用预算的整体执行情况,也能够详细的了解每一笔支出的用途;通过借款和费用的综合分析报表以及费用预算执行分析,分析全年的预算执行情况,能够为部门在PHPOA系统中,领导、财务部门、公司高层制定来年的费用预算提供参考依据,从而使得预算的编制更加准确,切实达到控制企业总体运营成本的效果。

 

PHPOA作为国内协同协同管理软件专业厂商,其费用管理系统以协同管理平台为技术支持,以信息共享为基础,以“协同控制”为核心,从费用的申请开始,到每一步费用的审批,有效区分超支费用、预算外费用,并且重点把控并尽量减少超支和杜绝预算外费用的发生。在费用报销时,秉承要报销必须先有申请,严格控制报销金额超申请的现象,从而从整体上有效把控费用的开销,帮助企业对费用的管控方式由“粗放式管理”转变为“精确管理”。

 系统提供灵活的功能,可同时满足“先申请后报销”和“直接报销”两种模式,实现费用申请、报销的超支、预算外预警控制,解决预算审批难、控制难的问题,并且解决了部分特殊费用或公共费用分摊问题。在PHPOA系统中,领导通过管理驾驶舱所呈现的生动翔实的数据,可谁是掌握费用现状。系统的实现方式基于B/S架构,灵活易用,实现成本低,且可通过手机、平板电脑等移动终端进行审批,让出差中的在PHPOA系统中,领导轻松办公。

 通过使用PHPOA费用管理系统,可实现真正将企业全员纳入费用管控的过程中,帮助企业建立以过程控制为主的费用控制机制,使企业能够集中控制分支机构的费用支出,将每笔费用的管控过程记录在案,有据可查,在PHPOA系统中,领导可实时查询费用执行状况。

PHPOA软件(www.phpoa.cn)!国内首家专业OA办公软件开源服务提供商,采用PHP+MYSQL开源语言,一直致力于应用管理软件基层研发,现己推出企业、政府、集团、SAAS等应用平台!而且,PHPOA企业运营管理平台还能通过增减功能模块,让购买系统的价格进行调整,来满足不同企业的办公需求!


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